Az első ügyfeleim egy olyan vállalkozó volt, akinél –a saját bevallása szerint- őskáosz uralkodott, mielőtt elkezdtünk együtt dolgozni. Nem voltak munkaköri leírások, nem voltak konkrét munkafolyamatok, viszont volt rengeteg “én szoktam, vagy csak én tudom csinálni” feladat. Félreértés ne essék, nem a munkámmal elért eredményekkel akarok dicsekedni ebben a cikkben, hanem megmutatom a megtett utat és az elért eredményeket. Ez az ő útja volt, nem az enyém.

Az alaphelyzet a következő: a vezető érzi, hogy már nem tudja sokáig kézben tartan a cég ügyeit, mert rengeteg csipp-csupp feladatra megy el a napja. Nincs ideje betanítani az alkalmazottakat, így ők is csak tüzet oltanak a mindennapok során, előfordul, hogy többen is nekiesnek ugyanannak a feladatnak, ahelyett, hogy egy előre meghatározott rendszerben kezdenének el dolgozni.

Mi volt az ügyfél első gondolata?

Asszisztens kell. Meg is hirdette profession-hu-n. De nem is akármilyen.

  • Legyen multinacionális tapasztalata (rendszerszemlélet miatt),
  • beszéljen angolul és franciául,
  • értsen az adminisztrációhoz,
  • konyítson CRM rendszerekhez
  • és nem utolsó sorban, hajlandó legyen Kelet-Magyarországon, egy picike kis falu legeslegszélén dolgozni.

Lehetetlen küldetés. Ezt ő is tudta, éppen ezért volt nyitott, amikor felvázoltam neki, hogy hogyan tudnánk a virtuális térben együtt dolgozni. De nem ment könnyen.

 

Ő egy mindenest akart, aki majd rendet tesz ott, ahol még ő sem tudja, hogy mi a rend. Mert a rendért és a rendszerért a vezető felel.

Számtalan feladatra mondta azt, hogy „erre nincs szabály, tudom, hogy hogy kell csinálni és aszerint teszem“. Be kell valljam, korábban volt, hogy én magam is időpocsékolásnak tartottam azzal tölteni az időmet, hogy munkaköri leírást gyártsak, összefoglalókat írjak, az összefoglalókat rendszeresen elővegyem, hogy lássuk hol tartunk, leírjak stratégiákat, célok elérésének mikéntjét (úgyis változnak az év során), munkafolyamatokat részletezzek. Holott, valljuk be őszintén, ezektől lesz fenntartható és jól működő egy rendszer. Visszatérve az ügyfélre, abban már első lépésként megegyeztünk, hogy olyan pozíció nincs, hogy mindenes.

1.Mikor jön el a fordulópont?

Az esetek többségében a cég indulásánál az ügyvezető arra koncentrál, hogy induljon be a szekér. Ha beindult, minden munkatárs egyre több feladatot kap. Aztán eljön az a pont, amikor már látja, hogy többek közt ő is le van maradva a feladataival, sőt, egyre gyakrabban csúsznak be hibák is. Viszont a gond az, hogy a sok feladat, amit a vezető végez, nincs munkakörhöz rendelve. Ezek az ún.„én szoktam csinálni” feladatok. Nem tudja azt mondani, hogy ezt mint értékesítő csinálom, ezt mint titkárnő, ezt mint tulajdonos. Nincs tisztában a különböző funkciókkal, amit betölt a cégben, és így nehéz meghatározni azt is, hogy milyen posztra milyen embert keressen, aki majd leveszi a terhet a válláról.

2. Hogy állj neki a feladatok besorolásának?

Két héten át írd fel, hogy mit csinálsz. Minden egyes kis feladatot. Ha árajánlatot adsz azt, ha beszállítókkal tárgyalsz azt, ha szerződéseket kötsz azt, ha postára mész azt, ha feladatot adsz ki, akkor azt. 2 hét alatt nagyjából fogja látni, hogy mivel tölti a napjait.

Ha letelt a két hét, jöhet a következő lépés. Vedd végig, hogy a felírt feladatok közül mit akarsz csinálni és mit nem. Vedd számba, hogy milyen feladatokat végzel, és mi az, amit már most rögtön le lehetne adni. Ennek tükrében kell besorolni a tevékenységeket az alábbi kategóriákba:

 

1. Amit rögtön tudsz delegálni: írd is oda a feladat mellé, hogy kinek.

2. Amit le akarsz adni, de nincs kinek vagy nem tudod, hogyan: ezekről tudod, hogy már nem neked kellene csinálni, de per pillanat nem látod a megoldást.

Ebben a pillanatban már látszik, milyen személyzeti igényed van. Lehet, hogy kiderül, hogy nem is kell embert felvenni, hanem az összes feladatot el lehet osztani a meglévő emberek között.

És ha még mindig maradt feladat, akkor azokkal bánj óvatosan! Ne zúdítsad rá a maradékot egy irodavezetőnek hívott mindenesre, akit ha megkérdezünk, hogy mi a munkája, azt fogja válaszolni: bármi, ami jön. Ennél specializáltabb funkciókat alakíts ki. Csoportosítsad a feladatokat munkakörökhöz, akár olyanokhoz is, amik még nincsenek meg a cégben, és most kell őket létrehozni.

3. Most jön a lényeg – átadhatóvá kell tenni a feladatokat.

[/fusion_title]

Amikor épp olyan tevékenységet végzel, amiről tudod, hogy át fogod adni, akkor 3 dolgot kell lejegyezni róla

  • mit csinálsz?

  • hogyan csinálod?

  • miért úgy csinálod?

Ha nincs rá időd, hogy leírd, akkor rögzítsed okostelefonnal. A hangfelvétel aztán legépelhető. Így meglesz írásban a feladat leírása, méghozzá úgy, hogy 3 legyet ütsz egy csapásra, mert

  • tehermentesíted magad

  • szervezetet fejlesztesz

  • és elkezded lementeni a cég know-how-ját

Amit még érdemes megfogadnod: kövesd ezt a módszert nem csak a saját, hanem a munkatársaid munkájával kapcsolatban is. Így lesz fenntartható a működés és így tud növekedni majd a vállalkozás.

 



2018-01-24T11:31:19+00:00 2017. október. 1st, | Hogyan lesz a káoszból rendszer? bejegyzéshez a hozzászólások lehetősége kikapcsolva