Szétnéztem az interneten, hogy mit gondolnak róla az emberek. Íme:

Ez a bejegyzés a gyakorikerdesek.hu-n szerepel. Ezt látva akár el is mehetett volna a kezdeti lelkesedésem és lendületem, hogy belevágjak ebbe a karrierbe, mégsem tettem. Miért?

1. 1. Ez egy 2013-as a bejegyzés, azóta fenekestől felfurdult a világ, sokszor azt sem tudjuk, hogy mit éltünk meg a valós és mit a virtuális életünkben.
2. Ahogy piackutattam, rádöbbentem, hogy sok nő dolgozik már itthon is virtuális asszisztensként. Tőlünk nyugatabbra már közel 10 éves múltja van az iparágnak és minden vállalkozó mellett ott “áll” egy, vagy akár több virtuális asszisztens, akik a saját szakterületükön adnak hozzá a vállalkozás sikeréhez.

Amikor itthon volt látogatóban egy Angliában élő barátom és minden harmadik mondata az volt, amikor a vállalkozásáról beszélgettünk, hogy „az asszisztensem megcsinálta ezt, vagy azt”, „az asszisztensem képben van ezzel, én nem, így rá bíztam a dolgot”, stb., bevallom őszintén, nem értettem, hogy mire kell neki asszisztens (az alkalmazotti létből frissen kilépett kezdő vállalkozó volt akkor). Nem bírtam sokáig, rákérdeztem, hogy most csak vagánykodni akar, túlságosan kényelmes, vagy mi a szöszért kell neki asszisztens? A válaszából megvilágosodtam, mely szerint számos olyan terület van, amihez ő nem ért (pl. minőségi prezentációk készítése, weblap szerkesztés, piackutatás nemzetközi piacokon), vagy egyszerűen nincs rá ideje, a filippínó asszisztense viszont profi ezekben. Máris kézenfekvővé vált az asszisztens szerepe a vállalkozásában.

Ekkor jött a következő kérdőjel: hogyan tudsz együtt dolgozni egy olyan emberrel, aki több ezer kilométerre van tőled? Kint ez már olyannyira jól működő dolog, hogy nem is igazán értette a kérdésemet. Az internet, a telefon és email adta lehetőségeket kihasználva, számos adminisztratív segítséget tud számára nyújtani, költséghatékony módon.

• Egy jó VA komoly szakmai múlttal rendelkezik, elsősorban adminisztráció, utazásszervezés, projekt menedzsment és marketing területeken. Így könnyen lehet, hogy tanítani is tud Neked új dolgokat, megmutat 1-2 trükköt. Lehet ez egy szoftver, egy eszköz, egy folyamat, egy kontakt. Ha 30 perced felszabadul a mindennapi munka során, már megérte.

• Mivel a VA maga is vezet egy céget, a saját vállalkozását, biztos lehetsz abban, hogy rálátása van arra, hogy milyen nehézségeid és szükségleteid lehetnek, mint vállalkozó. Azon felül, hogy segít megoldani a problémádat, egyéb, a vállalkozásodat érintő kérdésben is kikérheted a véleményét, fog tudni segíteni.

• Légy rendszerezett és felkészült! Ha egy konferenciára mész, jó eséllyel sok-sok névjegykártyával térsz haza. Mit csinálsz ezekkel? Bedobod a fiók mélyére, vagy nekiállsz rendszerezni őket? A leghatékonyabb, ha egyből archiválod (vagy archiváltatod a VA-del) egy táblázatban (vagy inkább egy erre alkalmas szoftverben), majd megjegyzéseket raksz minden kontakthoz, hogy később visszakereshess bárkit. Így akár a következő kampányod kontaktlistája 2 kattintással elérhető.

• Ha hirtelen feltornyosultak a tennivalóid, akkor akár projekt alapon, rövidebb időre is dolgozhatsz együtt egy virtuális asszisztenssel, hogy a felszínen tudj maradni a nehezebb időkben is.

• Újabb nagy projektre készülsz, ami komoly kutatómunkát igényel? A virtuális asszisztensed segít piackutatásban, tervezésben, ütemezésben, projekt menedzsmentben…, hogy te kizárólag a stratégiai feladatokra koncentrálj.

• Ha behavazódtál és könnyen elfeledkezel fontos dátumokról, megbeszélésekről, évfordulókról, ott áll mögötted a virtuális asszisztensed, mint egy 2 lábon járó naptár. Köszönetnyilvánítás egy ügyfélnek, karácsonyi ajándék az üzleti partnereknek, csak kérd és “consider it done”.

• Üzleti utat vagy családi nyaralást tervezel? Találd ki az úti célt és a VA gondoskodik a részletekről: járatok, autóbérlés, szállás, programok, kihagyhatatlan látnivalók. A legapróbb részletekig a kezed alá dolgozik.

• Sok a külföldi ügyfeled és nem kommunikálsz magabiztosan az adott nyelven? Egy kiválóan beszélő VA áthidal számodra minden nyelvi akadályt, bízd rá az ügyfelekkel való kapcsolattartást, piackutatást, problémakezelést.

• A konferenciákon való részvétel és a folyamatos networking a vállalkozói lét velejárói. Ezekre készülni is kell (meghívók, minta termékek, bemutatkozó anyagok, stb. készítése, ami rendkívül időigényes és kreativitást igénylő munka). Bízd ezt is a VA-re és a felszabadult időben törődj a meglévő ügyfeleiddel.

• Számos egyéb adminisztratív feladat gátolhatja a stratégiai fejlődésedet. Legyen az gépelés, korrektúrázás, prezentációkészítés, kimutatások, elemzések készítése. A lehetőségek tárháza nagyon nagy, csak meg kell találni a megfelelő asszisztenst és meglátod, kapkodni fogod a fejed, hogy milyen gyorsan elkészülnek a feladatok és rakétasebességre kapcsol a vállalkozásod, mert van időd a stratégiai gondolkodásra és tervezésre.

Egy dolgot ne feledj! Ez egy közös munka. Fontos az elvárások egyértelmű kommunikálása és a folyamatos visszajelzés, hogy később már félszavakból is értsétek egymást. Ezt az időt ne sajnáld, mert hosszú távon rengeteget nyersz vele.

Amennyiben készen állsz arra, hogy megreformáld a vállalkozásodat, nézd meg milyen területeken tudok segíteni és egyeztessünk időpontot a részletek megbeszélésére.