Az egyik leggyakrabban előforduló ok, amiért nem szerveznek ki feladatokat vállalkozások, az, hogy nem tudják, hogy közelítsenek a dologhoz, vagy nem áll rendelkezésükre megfelelő anyagi erőforrás. Aláírom, mindkettő elfogadható tény, ugyanakkor zsákutcába is vezethet. Ha nincs időd kilépni a mókuskerékből és távolról szemlélni a vállalkozásod működését, nem jutsz egyről a kettőre.

Ha a napjaid egy részét adminisztráció, közösségi média aktivitás, hírlevelek, statisztikák, piackutatás és egyéb, könnyen kiszervezhető tevékenységek kötik le, akkor nem jut időd:

  • stratégiák megalkotására és azok folyamatos nyomonkövetésére
  • a vállalkozásod fejlesztésére

Dőlj hátra, tedd fel a lábad az asztalra és képzelj el egy tökéletes napot a vállalkozásod életében…. Valami ilyesmi lehet: dolgozol, alkotsz, egész nap pörögsz, úszol a kellemesebbnél kellemesebb feladatok közt, csak olyannal foglalkozol, amit imádsz csinálni és a véredben van. Az üzlet szárnyal és pont annyit keresel, amennyit szeretnél… Mielőtt végképp elalélnál… valahogy kimaradt a képből 1-2 „apróság”: ülsz a gép előtt és ingerült fejjel püfölöd azt, úgy érzed sosem lesz vége az adott feladatnak, ezáltal az adott napnak. Esetleg pont fordítva, eltelt a nap és semmire sem haladtál, amivel igazán szerettél volna foglalkozni, rácsapsz az egérrel az asztalra, amikor a készülő félben lévő prezentációd szétcsúszik, mert nem a megfelelő formázást választottad, és még sorolhatnám.

Jó hír, hogy az imént felvázolt kép nem elérhetetlen álom, a valóság szintjén is tökéletesen működik, mindössze másfajta gondolkodás és másfajta szervezés kell hozzá.

  1. Hogyan vágj bele a „tökéletes nap” megvalósításába

  1. Gondold végig és írd le, hogy mik a céljaid? Miben vagy a legjobb a vállalkozásodon belül? Ezzel Te miként befolyásolod a vállalkozásod jövedelmezőségét?
  2. Talán van egy hosszú-hosszú listád remek ötletekkel, amik megvalósítására már nincs időd. Fuss végig a listán, határozd meg azokat a pontokat, amik bevételt generálnak számodra, ugyanakkor a lehető legkisebb idő- és anyagi ráfordítást igényelnek. Ezekkel foglalkozz először.

 

Így megfelelő bevételre teszel szert ahhoz, hogy

  • új projektekbe tudj belevágni és
  • elkezdhess kiszervezni feladatokat, amikkel nincs időd foglalkozni, vagy egyszerűen nem szeretsz velük foglalkozni

Könnyen előfordulhat, hogy valamit Te 1-2 óra alatt csinálsz meg, míg mindez egy virtuális asszisztensnek 30 percébe kerül. Hogy lehet ez? Úgy, hogy ő az adott területre specializálódott, napi szinten végez ilyen tevékenységet, ezáltal a kisujjában van.

2. Hogyan tudod meghatározni, hogy milyen feladatokat szervezz ki?

  1. Nézd meg először azokat a munkákat, amikben Te nem vagy olyan jó, vagy egyszerűen utálsz belefogni.
  2. Vedd sorba, hogy ezek közül mik azok a kulcspontok, amiket MUSZÁJ elvégezni. Kezdd itt!
  3. Ezt követően határozd meg, hogy milyen gyakran fordulnak ezek elő. Számold ki nagyjából, hogy mennyi idődbe telik ezeket elvégezni és szorozd be az órabéreddel. Íme, ennyiben kerül számodra az adott munka elvégzése. Máris sötétebben fest a kép, ugye?
  4. Ha megvan, hogy mennyi idődbe és pénzedbe kerül az adott feladat elvégzése, megvan a költségkeret is, hogy mennyit tudsz rá költeni. Természetesen a cél az, hogy kevesebbet fizess érte, mint amennyit számoltál.

3. Hogyan találj számodra megfelelő virtuális asszisztenst?

  1. Kérdezd meg a barátaidat, hogy dolgozik-e valaki már virtuális asszsisztenssel és ha igen, mely területekre ajánlaná. Fontos, hogy akár több asszisztenssel is dolgozhatsz, attól függően, hogy milyen szaktudásra van szükséged. Ha élnek külföldön vállalkozó barátaid, tőlük nagyobb eséllyel kapsz releváns tapasztalatot, hiszen ott ez jó ideje bevált dologként működik.
  2. Előfordulhat, hogy olcsó húsnak híg a leve és az olcsóbb indiai és fülöp-szigeteki asszisztensek kevésbé eredményes megoldást jelentenek számodra, mint egy helyi szakemberrel való közös munka. Az óradíj nem minden. Fontos, hogy mennyi minden fér bele abba az 1 órába.
  3. Mielőtt kiadsz egy munkát, kérj ajánlatot, hogy mennyi időbe és pénzbe kerülne az az asszisztensnek. Megegyezhettek abban is, hogy ha eléri ezt a limitet, ő jelzi ezt feléd és közösen megegyeztek a projekt folytatásában. Így biztosan nem érnek váratlan meglepetések a költségekkel kapcsolatban.
  4. Kérdezz a leendő asszisztensedtől a lehető legtöbbet. Készségesen válaszolni fog minden felmerülő kérdésre.
  5. Legyen szoros a kapcsolat!

Gyakran figyelmen kívül hagyott tény, hogy a virtuális asszisztens ugyancsak vállalkozó, üzletember, mint Te, aki folyamatosan építi a saját bizniszét. Ebből következik, hogy több ügyféllel is dolgozik, ezért nagyon fontos a folyamatos kommunikáció és visszacsatolás. Minél többet és minél őszintébben kommunikáltok egymással, annál jobb lesz a munkátok eredménye. Fontos, hogy üzleti partnerként tekintsetek egymásra és megadjátok egymásnak a kellő tiszteletet.