A vállalkozók és KKV vezetők többsége belekerül a vállalkozás bizonyos szakaszában a „24 óra semmire sem elég zsákutcába”. A vállalkozás sikerességével a feladatok is egyre nőnek és vannak adott stádiumok, amikor muszáj felismerni, hogy a feladatok leosztásán, a vállalkozás menedzselésének mikéntjén és a napok beosztásán is változtatni kell. Ehhez adok 7 tanácsot, amiket a saját vállalkozásom irányítása és az ügyfeleimmel történő közös munka során tapasztaltam meg.

1.Készülj fel a váratlanra és légy problémamegoldó

Minden vállalkozó és cégtulajdonos tudja, hogy a napok papírforma szerinti történése nem életszerű. Tevékenységi körtől függően számtalan dolog közbe jöhet: lebetegszik egy kulcsfontosságú kolléga, beüt a krach az egyik ügyfélnél, amit azonnal orvosolni kell, vagy egy kiváló üzleti lehetőség esik be hirtelen az ajtón, amit muszáj megragadni. Ezekre „felkészülni” csak úgy lehet, ha nem táblázod be a napokat percről percre, hanem minden napra maradnak „üresjáratok”, amik adnak egy fajta rugalmasságot a munkavégzésnek.

2.Pontos napirend

Az előbbivel párhuzamban fontos azonban, hogy attól még, hogy hagyunk szabad időintervallumokat, minden napnak megvan a maga feladata. Nemcsak fejben, hanem leírva, előre betervezve. Mit akarsz ma megcsinálni, mivel kell délre végezned, mik a heti teendőid? Ez segít abban, hogy meglegyen a fókusz a nap során folyamatosan és a lehető leghatékonyabban teljen az a 8-10 óra, amit munkával töltesz. Ha pedig az üresen hagyott résekbe nem esik be semmi váratlan, pihenj, érd utol magad a leveleid olvasásában, inspirálódj, olvass.

3. „Eat the frog first”

Mark Twain, amerikai író nevéhez kötődik az „Eat the frog first elmélet”, vagyis „Ha az a feladatod, hogy megegyél egy békát, akkor az első dolog amit reggel megcsinálsz, az legyen az, hogy megeszel egy békát, és töltheted tovább a napod azzal a pozitív tudattal, hogy a lehető legrosszabb dolog ami történhetett veled aznap, már biztosan mögötted van.” Mit jelent ez a mindennapokra lefordítva? Azt, hogy először is mindennap tervezz előre. A tervben pedig a legnehezebb dolgok szerepeljenek legelöl. Ess rajtuk túl reggel, amikor még friss és lendületes vagy. Ha a nehezét letudod, a többi feladattal már játszi könnyedséggel végzel.

4. Amit csak tudsz, automatizálj!

Utalások felrögzítése, elindítása, közösségi média bejegyzések elkészítése, megjelentetése, számlák befizetése és még sorolhatnám. Számtalan olyan feladat van, amit vagy megfelelő munkaszervezéssel, vagy/és automatizálással rendkívül hatékonyan lehet végezni. Pár példa az én munkámból: ügyfélnek havi utalandó számlákat csak akkor rögzítek föl, ha már az összes számla beérkezett. Így csak egyszer lépek be a netbankba, egyszer nyitok meg minden táblázatot, egyszer írok emailt, hogy kész, utalhatod. A közösségi média bejegyzéseket is 1 hónapra előre betervezzük, egyszerre megcsinálom az összes képi anyagot hozzá, adott oldal, vagy szükség esetén szoftver segítségével beidőzítem mindet 1 hónapra előre. Érdemes időnként szétnézni a piacon, hogy a rendszeresen jelentkező feladatok elvégzésére van-e valamilyen új szoftver, mert rengeteg időt lehet ezzel is spórolni.

5. Minden megbeszélésnek van eleje, vége és célja

Bárki, aki dolgozik, számos megbeszélésen vesz részt. Ha igazán hatékony szeretnél lenni, 3 dolgot tarts szem előtt minden tárgyaláson és egyeztetésen. 1. Megbeszélésről ne késs. Nem profi, csúszást okozol a másik félnél is és a késés miatti magyarázkodásod után rájössz, hogy 10-15 perc már el is telt a megbeszélésből. 2. Határozd meg előre, hogy mennyi időt szánsz az adott megbeszélésre és közben tartsd is magad hozzá. Ha megfelelően betervezted a napodat, akkor muszáj tartanod magad az előre meghatározott időtartamhoz. 3. Minden megbeszélésednek legyen célja. Vannak esetek, amikor érdemes csak kötetlenül beszélgetni, viszont tedd fel magadnak mindig a kérdést, hogy hozzáad a vállalkozásomhoz, vagy hozzám most ez a beszélgetés? Valóban fontos dolgokról beszélgetünk, vagy csak úgy elvagyunk? Ha bármelyikre is nem a válasz, akkor tudatosítsd magadban, hogy miért vagy ott és térj a tárgyra. Rengeteg idő elmegy a fölösleges beszéddel és ez mind a szabadidőből vesz el, amit nem biztos, hogy egy üzletféllel szeretnél tölteni. Ha csapatod van, akkor pedig különösen kötelező tartanod magad az előre meghatározott kezdő és záró időpontokhoz, hogy ne rabold sem a magad, sem a csapattagok idejét.

6. Delegálj mindent, amit csak tudsz

Készíts egy listát, akár 2-3 héten keresztül, hogy mikkel foglalkozol a vállalkozásod működése során. Minden egyes feladatot írj föl. Amikor úgy érzed, hogy mindent összeszedtél, jelöld meg azokat, amiket csak Te tudsz elvégezni. Minden mást pedig delegálj le, vagy szervezd ki. Egy tipp: több ügyfelemnél csinálok folyamatleírásokat a különböző tevékenységekről. Ez 2 dolog miatt is nagyon hasznos: egyrészt ez egy mankó, az adott feladatot végző számára, hogy mikor, mit és hogyan kell végezni. Másrészt pedig az adott folyamatot bármikor, szinte magyarázás nélkül át lehet adni, vagy ki lehet szervezni. A vállalkozás fejlődésének kulcsát jelenti, hogy minden folyamat kellően világos és átlátható legyen az érintettek számára.

7. Legyen elég az elég

Az amerikai Stanford Egyetem kutatói szerint hatékonyan maximum 50 órát lehet dolgozni egy héten anélkül, hogy a produktivitás nagy mértékben csökkenne. Éppen ezért húzd meg a határt és adj magadnak erőt és időt a kikapcsolódásra, pihenésre és újratöltődésre is. Most még mindez lehetetlennek tűnik? Menj végig a fenti lépéseken és hidd el, sikerülni fog!

Váljon a mindennapjaid részévé a megfelelő tervezés és időbeosztás, az automatizálás és a delegálás és meglátod, fel fogsz tudni állni a munka mellől időben és jut magadra és a szeretteidre is időd.

2018-07-23T12:31:10+00:00 2018. július. 23rd, | Hogyan maradj hatékony kisvállalkozóként? bejegyzéshez a hozzászólások lehetősége kikapcsolva